Как организовать работу так, чтобы медкарты не терялись? ⇐ Обмен опытом [общая для всех тематика]

[roksana]

Добрый день, коллеги!
Прошу помощи. В нашей клинике постоянно теряются карты, и пациенты вынуждены ждать, когда карту найдут.
Вопрос, думаю актуальный для любой больницы, не только для частной.
Хотелось бы узнать, может быть у кого то на работе решилась эта проблема и каким образом?
У нас в клинике отвечают за карты медсестры и администраторы. И конечно каждый сливает ответственность на другого.
Сначала хотели отмечать путь карты по кабинетам в программе 1С, но оказалось что это очень долго, и иной раз карта просто не успевает отметиться, и уже в другом кабинете, и тут и начинается теряться.
Второй вариант был: это каждый вечер сдавать полностью все карты администраторам на отметку, а с утра следующего дня, снова забирать карты по кабинетам каждой медсестрой в свой кабинет. Но оказалось, что карт много, и иной раз сдавать их просто неудобно, и некоторые карты пациентов должны быть в кабинете. Но по моему этот вариант самый эффективный, когда все карты вечером на отметке у администраторов.

Я прошу поделиться своими мыслями, опытом, рекомендациями,. предложениями, и просто необычными идеями. Буду рада проэкспериментировать любое предложение.

Заранее благодарю всех участников форума.

[kapa]

Сопровождать пациента из кабинета в кабинет и по окончании приёма сопровождать в кассу (в идеале врач должен сопровождать, так как нередко при оплате у пациентов все же возникают вопросы о сумме оказанных услуг) и карту сразу можно сдать в регистратуру.

[roksana]

врачам некогда ходить с пациентом по клинике до кассы. и медсестра тоже сразу работает со следующим пациентом. карта остается в кабинете врача.

[kapa]

Несколько вопросов:
1. Как долго работает клиника?
2. Сколько этажей в клинике?
3. Полная ли запись или имеются окна?
4. У каждого врача есть медсестра?
5. Сколько по времени длится приём врача?
6. Сколько администраторов в смену?
7. Сколько в среднем пациентов стоит в ожидании в регистратуру?
8. Оплату принимает кассир или администратор?
9. Сколько рабочих кабинетов в день?
10. Профиль клиники?
11. С какой целью карта остаётся у врача в кабинете?

[Taktik]

и медсестра тоже сразу работает со следующим пациентом

Что значит работает сразу со следующим? Не понимал никогда такого алгоритма действий в работе с пациентом. Я вспоминаю как однажды сопровождал роженицу в роддом в карете "скорой помощи" ( в качестве пассажира): когда подъехали к роддому, медсестра, даже не поднявшись из кабины, указала роженице на дверь приемного покоя - "идите туда" (90е годы). Имхо: в частной клинике работать так же противопоказано.

[roksana]

Несколько вопросов:
1. Как долго работает клиника?
2. Сколько этажей в клинике?
3. Полная ли запись или имеются окна?
4. У каждого врача есть медсестра?
5. Сколько по времени длится приём врача?
6. Сколько администраторов в смену?
7. Сколько в среднем пациентов стоит в ожидании в регистратуру?
8. Оплату принимает кассир или администратор?
9. Сколько рабочих кабинетов в день?
10. Профиль клиники?
11. С какой целью карта остаётся у врача в кабинете?

1. около 8 лет
2. 2 этажа
3.окна имеются, редко. в основном полная запись, на пациента отведено 20 мин (вместе с осмотром)
4.на двух врачей одна медсестра.
5. 20 минут на пациента, запись непрерывна, у врача перерыров 2: на обед и один после, иногда неиспользуется
6. 3 администратора в смену. Главный администратор всегда на месте. Работа администраторов организована так, чтобы работала только одна "рабочая лошадка" это обычный администратор, главный администратор занимается посиделками в телефоне. Его помощник скидывает обязанности на "рабочую лошадку. остальные администраторы по мере возможностей выполняют свою работу очень лениво.
7. от 3 мин до 20 мин.
8. Касса отдельная.
9. 3-4 гинеколога в день, у каждого свой кабинет.
10. ВРТ
11. Карта у врача остается в кабинете по разным причинам.

Отправлено спустя 2 минуты 6 секунд:

roksana: ↑Вчера, 10:53
и медсестра тоже сразу работает со следующим пациентом
Что значит работает сразу со следующим? Не понимал никогда такого алгоритма действий в работе с пациентом. Я вспоминаю как однажды сопровождал роженицу в роддом в карете "скорой помощи" ( в качестве пассажира): когда подъехали к роддому, медсестра, даже не поднявшись из кабины, указала роженице на дверь приемного покоя - "идите туда" (90е годы). Имхо: в частной клинике работать так же противопоказано.

Запись каждые 20 минут. Врач из кабинете может до конца рабочего дня не выйти. иногда даже на обед не уходят

[kapa]

roksana, то есть у Вас параллельно работает максимум 4 кабинета и при таком потоке у Вас аж 3 администратора + кассир? Скажите пожалуйста, сколько всего у Вас рабочих кабинетов в день, помимо 3-4 гинекологов, я так понимаю, есть еще как минимум процедурный кабинет и кабинет УЗИ.
20 минут на прием для Вашего профиля мне кажется слишком мало, логичнее было бы увеличить время приема хотя бы до 30 минут, добавить одного врача в день и убрать 2-ух администраторов или 1 администратора и кассира.
Если не готовы сокращать, то тогда как вариант - пациент отдает карточку в кассе при оплате услуг, а администраторы вечером все раскладывают по картотекам.
Наличие карточек в кабинете не совсем правильно и удобно, логичнее всего хранить как в поликлиниках в общей картотеке.

[roksana]

то есть у Вас параллельно работает максимум 4 кабинета и при таком потоке у Вас аж 3 администратора + кассир? Скажите пожалуйста, сколько всего у Вас рабочих кабинетов в день, помимо 3-4 гинекологов, я так понимаю, есть еще как минимум процедурный кабинет и кабинет УЗИ.
20 минут на прием для Вашего профиля мне кажется слишком мало, логичнее было бы увеличить время приема хотя бы до 30 минут, добавить одного врача в день и убрать 2-ух администраторов или 1 администратора и кассира.
Если не готовы сокращать, то тогда как вариант - пациент отдает карточку в кассе при оплате услуг, а администраторы вечером все раскладывают по картотекам.
Наличие карточек в кабинете не совсем правильно и удобно, логичнее всего хранить как в поликлиниках в общей картотеке.

Доброе утро. Да, я думаю так же. Что все карты должны сдаваться вечером администраторам.
Дело в том, что мы не выдаем карты пациентам. И карты хранятся у медсестры или врача, это когда пациент на процедурах. Но волшебным образом карта может куда то пропасть. Как и куда пока не выяснили. Например, может уйти в другой кабинет, от гинеколога к УЗИсту, потом начинаются поиски.
Так что Ваш вариант мне нравится, сдавать все карты вечером, независимо от процедур.
Единственное, что неудобно, это сбор карт вечером, раскладка, а утром опять формирование карт на каждый кабинет. Иногда карт очень много.

[kapa]

roksana, 3 администратора и кассир могут качественно обслуживать до 30 рабочих кабинетов в день при полной записи (с длительность приёма по 30 минут).
На мой взгляд у вас не работает именно это звено.
Посчитайте сколько входящих и исходящих звонков в день, сколько первичных пациентов (ведь именно на них уходит больше времени для первичного оформления документации).

[ElenaM]

У нас все строится с помощью системы 5С. Все карты имеют цвета своих участков. Например 1 участок - красные корочки. 2 участок подклеен пленкой серой в крапинку, 3 участок - синий цвет и так далее. Какую нашли пленку самоклеющуюся, такой цвет у всех карточек. Сразу видно где какой участок. Уменьшение случаев перепутывания. Это то, что увидела в нашей поликлинике. Может и вам пригодится.