Сшиваем журналы ⇐ Старшие

[reg4803]

Уважаемые коллеги! Подскажите пожалуйста, как правильно заводить новый журнал в частности: прошнуровано или сброшюровано ? Главный сказал что последнее правильно и еще раньше нитку и печать мы ставили на последнем листе 9странице) журнала. а теперь нитка выносится на обложку. Как обстоят дела у Вас? Спасибо!

[Водяной из болота]

Может Вам поможет эта информация:

"....ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ
Прошивка документов (шнуровка документов) - это способ систематизации бумажных документов с целью их упорядочения, уменьшения объёма и исключения случаев ее подмены, необходимых для их архивного хранения. В работе бухгалтерии и отдела кадров присутствуют документы, которые необходимо защищать от изъятия или подмены листов: к таким документам относятся журналы регистрации, первичная бухгалтерская документация и отчеты, личные дела и приказы по основной деятельности организаций. Для архивного хранения такие документы необходимо обработать - прошить (прошнуровать), таким образом чтобы в дальнейшем исключить постороннее вмешательство.

На сегодняшний день нет единого стандарта прошивки (шнуровки) документов, однако существуют общие требования в банках (документы ЦБ РФ), существуют также требования, разработанные в различных инстанциях. В любом случае общими принципами является нумерация листов документа, прошивка (шнуровка) пачек документов с последующей описью и заверяющей подписью и печатью на последней странице подшивки документов.

Общие рекомендация по прошивке документов, (А-4):

1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона с оформлением обложки и переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Далее сверлятся 4 (четыре) отверстия слева на полях документа (чтобы сохранить читаемость текстов). Расстояние между отверстиями должно составлять не менее 3-х сантиметров, отверстия должны располагаться строго по вертикали (по центру левого поля листа). Для прошивки документов можно использовать переплетный станок.
2. Прошить документы с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными
3. Пропустить концы шпагата из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом. Оставить около 6 см. свободного конца прошивной нити.
4. Опечатать дело, наклеив на узел канцелярским клеем бумагу (наклейку 4х5 сантиметров) с заверяющей надписью и печатью, либо опечатать сургучной печатью.
5. Обязанности по прошивке документов должны быть внесены в должностные инструкции соответствующих сотрудников с пометкой архивные работы....."
информация с сайта www. paperdrill.ru
По моему мнению,сброшуровать -это что -то разрозненное, например отдельные листы, скрепить в единое . А прошнуровать - это прошить нитками(шнуром, бечевкой и пр).

[reg4803]

Спасибо Вам огромное Водняной, но мне бы хотелось сделать акцент не на прошивке журнала при сдачи в архив, а тогда когда мы заводим новый журнал с начало года (СДВ, перевязка и т.д.). За архив отдельное спасибо!!!

[Водяной из болота]

Так а что обсобенного меняется в принципах прошивки журнала перед сдачей в архив, перед прошивкой до начала использования журнала? Отверстия, что-ли будете пересверливать не на три сантиметра , а на 2 или 4? Или узлы по особому перевязывать? Мы делаем именно так, как описано в этой статье, перед началом использования нового журнала, т.к. любой журнал подготовленный таким образом, обязательно пойдет в архив.... А опечатыванием, прошнуровыванием, опломбированием - мы лишь подтверждаем целостность и подлинность документа. Вынос нитки на обложку или на оборотную сторону журнала ,мне кажется совсем не принципиальным.... кому как удобно.... видел и тот, и другой вариант, тем более, что единые нормативные документы и утвержденные нормы для всех типов таких документов отсутствуют. В каждом ведомстве существуют свои инструкции ...